Referat fra bestyrelsesmødet onsdag den 22.november 2017.

Referat fra den 22. november 2017 kl. 19.30 – 23.00

Afbud: Peter

Deltagere: Preben, Wivie, Bo, HP – Dorthe og Lisbeth kom senere.

Ordstyrer og referent - Preben valgt

Godkendelse af dagsordenen - godkendt

Arbejdsopgaver på Søbadet – vi gennemgik de arbejdsopgaver, som netop var ordnet eller bliver taget hånd om: gummimåtter til arealet på Søbadet var bestilt og forventes klar før jul, programmering af saunaen, magnet til saunadør, den nye lås til indgangsdøren, advarselsskilte om El-kabel, harpiksudtræk fra vindueskarmene, hjulene på badebroen er blevet forstærket, skammel til lettere opstigning på saunabænkene, timeglas på vej, grusbeholder med grus til den lange adgangsponton samt flere knager til omklædnings-rummet.

Wivie og Dorthe fandt dato i november og fik grønt lys fra roklubben til d. 30. november. Da kan vores instruktør Bjarne desværre ikke.

Vi har besluttet at vente med arrangementet til januar - da der sker så meget for alle i julemåneden – Dorthe og Wivie arbejder videre med det til engang i januar måned.

Information fra formand og bestyrelse –Slutafregningen med El-firmaet endnu ikke iværksat. Bo og Michael afprøver ovnen for senere at kunne tilbyde saunagus til medlemmerne.

Forslag fra medlemmer – bestyrelsen talte om de indkomne forslag fra medlemmerne: Der har været udtrykt ønske om indtag af flere medlemmer, mere åbningstid, stilletid, flere knager. Bestyrelsen vil i januar 2018 åbne op for flere medlemmer ligesom vi allerede fra næste uge kan tilføje 7 ekstra timer med saunaadgang, dvs. ekstra åbningstid fra 38 timer til 45 timer. Flere knager er på vej.

Medlemsstatus – vi er i øjeblikket ca. 250 aktive medlemmer

Intro af nye medlemmer – de sidste nye medlemmer kommer på intro i den kommende tid. De nye medlemmer der allerede har været på intro udtrykker stor glæde og tilfredshed med introforløbet.

Fra sæsonstart er der blevet introduceret (de sidste d.20.11 og 23.11) 93 nye. Dette er inkl. 28 nye medlemmer fra efter den 1.11.

Fire nye har endnu ikke tilmeldt sig intro – de venter på nye datoer.

Der er ni kommende medlemmer, som er på vej i indmeldelsessystemet.

Forslag til nye introdage:

– mandag den 27.11 kl 17.30 – 19.00 – Dorthe + Wivie

– lørdag den 2.12 kl 12.00 – 13.30 Dorthe + Preben

– lørdag den 16.12 kl 12.00 – 13.30 Dorthe + Peter

Tre nye medlemmer ønsker pengene retur, da de ikke ønsker at være medlemmer alligevel – Vi har efter en lang og grundig debat besluttet at give de tre medlemmer deres kontingentindbetaling samt nøglebriksindbetaling retur. HP skriver til dem.

Tilføjelse af betingelserne i forbindelse med indmeldelse i foreningen -

For at undgå lignende situationer i fremtiden har vi valgt at tilføje en tydelig og klar information på hjemmesiden omkring returret i forbindelse med medlemskab af vores forening. Ingen returret på medlemskab.

Statistik på besøgende – Preben fremviste statistikken over Søbadets besøgstal indenfor den sidste måned. Det er tydeligt at samtlige morgener har et stabil antal besøgene på mere end 10 personer i snit.

Besøgstallene for lørdagene og søndagene ligger omkring 35 i snit. Det er dog over en åbningstid på 5 timer. Hverdagsaftenerne ligger på et snit omkring 14.

Videre plan for optagelse af nye medlemmer – Vi besluttede at lave medlemsoptag i starten af januar 2018 (50 personer)

Udvidelse af åbningstiden i saunaen (hyppigere rengøring) Vi besluttede at udvide åbningstider med flg.: mandag eftermiddag kl. 14- 16 samt torsdag kl. 17 – 21. En udvidelse på 7 timer eller ca. 18 % mere åbningstid. Wivie skriver efter flere personer til rengøring.

Foreningens økonomi – Resterende nøglebrikker – der er omkring 30 stk., som ikke er hentet – Dorthe opbevarer dem og måske bliver de afhentet en dag?

Gæstebilletter – Vi oplever det som en god ordning, som bliver brugt med omhu. Indtil videre er der solgt 28 gæstebilletter.

Delregnskab - Foreningens økonomi er i plus og ser fornuftig ud. Det gælder også med henblik på endnu ikke modtagne el -regninger, samt foreningens tre lån til Jomsborg, Det Kolde Gys samt Hvidovre Kommune.

Medlemsaktiviteter

Medlemsmøde den 14. november (bilag) – Fint arrangement ifølge medlemmers tilkendegivelser. Vi havde en god aften med hyggeligt samvær og god stemning. Der var både gamle og meget nye medlemmer tilstede. Vi var 38 tilmeldte og det var til en menu bestående af pølser og brød samt salat og med landskamp i fjernsynet. Wivie havde udover lavet frikadeller og kartoffelsalat og Dorthe medbragte spinatsalat og kage. Vi solgte øl og vand til en stk. pris på 5 kr. Jeg har 196 kr. + pant som jeg overfører til foreningens konto. Folk var i godt humør og mange gav en hjælpende hånd, før under og til oprydningen til sidst. Lis Lemb medbragte en dejlig coleslaw.

Julearrangement – Invitation sendes ud sammen med infobrev. Det sættes endvidere på hjemmesiden

Dåb – arbejdsplan – Dorthe sender ud – Fin plan

Information/nyheder til medlemmerne – Preben laver et udkast og sender rundt til bestyrelse for input og eller godkendelse.

Dato for generalforsamling – onsdag den 4.april 2018

Julearrangement – se ovenfor i punkt 8.

Fremtidige møder 2018

Den 3. januar tager bestyrelsen til Ribersborg. Mødes kl 17.00 ved Friheden st. Hvem kører? – Vi kører i Peters bil

Den 10. januar – afholdes hos HP

Den 21. februar – afholdes hos Wivie

Den 21. marts – afholdes hos Preben

GF d 4. april

Den 18. april

Den 23. maj

Eventuelt

Referat fra bestyrelsesmødet onsdag den 25.oktober 2017.

Referat fra den 25. oktober 2017 fra kl 19.00 – 22.45

1.Ordstyrer og referent

Preben - ordstyrer

Lisbeth - referent

2.Godkendelse af dagsordenen

Godkendt

3.Indvielsen og sæsonåbning

Mange medlemmer deltog. Selvom det var småregn og lidt koldt. Det vurderes at der var omkring 150.

Dejligt med så stor opbakning og gode stemning.

Fungerede fint med telt og kage/bolle- og kaffe/thebord.

Fin tale af formanden og af borgmesteren.

Det fungerede fint i saunaen med de mange mennesker.

Fin dækning i TV Lorry. Foreningen er med til at sætte Hvidovre på landkortet.

Tak til alle de medlemmer, som havde bagt og hjulpet med arrangementet.

4.Byggeprojektet – resterende arbejdsopgaver

Foreningen mangler at afslutte regnskabet med Fugmann. Har ikke modtaget en afsluttende opgørelse og den lovpligtige kvalitetssikring.

HP og Peter arbejder videre med det. 

Arbejdsopgaver: se bilag

5.Hvordan har den første måned forløbet

De første uger i oktober var der fortsat problemer med varme i saunaen og der var nogle dage, hvor den var helt slukket. Fejl i el-installationen. Problemet er løst og den fungerer upåklageligt. Temperaturen kommer op til lidt over 80 grader.

Da dørlåsen har været ude af drift, og der er leveret et nyt program, har vi desværre ikke kunne få statistik ud.

Bestyrelsens indtryk er, at der på de fleste åbningstider er 3-5 besøgende. Nogle gange har der været helt tomt i den varme sauna.

Tirsdag kl 8.00, onsdag kl 11.00 og søndag tidligt formiddag er populære badetider. Selvom der er mange om søndagen, har der ikke været pladsproblemer i saunaen.

Bestyrelsen drøftede om åbningstiderne i saunaen skal udvides. Men da der i de fleste åbningstider kun er få besøgende, fortsættes som nuværende. 

Facebook

En lille gruppe medlemmer har oprettet en privat facebookgruppe i protest over linjen i foreningens facebook-gruppe.

Foreningen har fortsat kun en officiel facebookgruppe og en officiel facebook-side.

Foreningens facebookgruppe er en lukket gruppe for medlemmer. Der er blevet ryddet op i gruppen, så fra nu er det kun foreningens medlemmer, der er i gruppen. Den skal bruges til kommunikation mellem medlemmer om badetider m.m.

HP godkender, de der ønsker optagelse gruppen, da det er ham der har den helt opdaterede medlemsliste.

Der har været en del snak i medlemskredsen, om at indlæg/tråd på facebook er blevet slettet.

Foreningen har praktiseret den service at slette ikke aktuelle indlæg efter 14 dage, så det aktuelle altid ligger først. Det bliver ikke gjort mere.

Der er enkelte indlæg, som er blevet slettet, da bestyrelsen mente, at indlægget ikke lå inden for gruppen formål. De personer er blevet orienteret.

Bestyrelsen svarer medlemmer på mail og ikke via facebook.

6.Information fra formand og bestyrelse

Peter: Den 7. november 2017 kl 17 – kl 19 kommer Fritids- og Kulturudvalget på besøg i Havnen og havnens foreninger. De ønsker også at besøge Søbadet. Peter og Preben modtager gæsterne.

VID har omtalt et nyt saunaregulativ, som ligger under EU-lovgivning. Foreningens sauna overholder det nye regulativ.

Pia Enemærk Becker deltog ved Logik og Co´s 15 års jubilæum. De blev begavet med et par glas honning.

Indvielsen af Søbadet fik en fin dækning i TV–Lorry

Peter og et af foreningens helt nye medlemmer deltog i Go` Morgen Danmark i TV2. fint reklame for foreningen og for vinterbadning. 

BO: Har aftalt med Michael Andersen, hvordan saunagus skal startes op.

De forskellige olier skal afprøves på ovnen inden der åbnes op for medlemmer. Saunagus skal være på faste tidspunkter. Tiderne vil komme på hjemmesiden

Wivie: Roklubbens medlemmer træner i lokalerne hver tirsdag. Men aftalen om at låne lokalet den 14. november skulle stadig gælde. Wivie er i kontakt med roklubben. Har købt støvsuger. Den står i skunken

Dorthe: Danmarks Idrætsforbund har undersøgt hvordan idrættens vilkår og rammer er i alle kommuner. Hvidovre ligger på en 16. plads.

Lisbeth: Åben-hus den 22. oktober var en forrygende succes. Der har nok været 30 - 40 personer på besøg og humøret var højt. 10 - 15 af dem var bare nysgerrig for at se Søbadet og resten kom i vandet - både med og uden badetøj. Mange fine tilbagemeldinger fra besøgende.

Næste gang vi har åbenhus, må vi annoncere at der f.eks. fra kl 14 - 14.30 er åben for dem, der bare ønsker at se Søbadet og efter kl 14.30 er for dem der gerne vil bade. Det er lidt kaotisk at der både er badende og kikkende

7.Forslag fra medlemmer

Alle henvendelser fra medlemmer på mail bliver behandlet på kommende bestyrelsesmøde.

Henvendelse fra et medlem om sikkerheden på Søbadet.

Hvis der sker en ulykke ude i vandet, er det svært at få den forulykkede op på Søbadet og der er forslag om at have redningsudstyr på Søbadet.

Bestyrelsen er meget opmærksom på medlemmernes sikkerhed og alle opfordres til at bade med omtanke.

Planen er at der etableres en bredere og mindre stejl trappe. Men da der er mange andre presserende opgaver, prioriteres det lidt længere nede på listen.

Der bliver arrangeret førstehjælpsundervisning for foreningens medlemmer.

Bestyrelsen har haft kontakt med andre vinterbaderforeninger, som har fortalt at deres sikkerhedsudstyr er redningskrans, førstehjælpskasse og hjertestarter.

Hjertestarteren i Hvidovre Havn findes ved Suset. Foreningen har ansøgt om en hjertestarter, men da foreningen ikke tæller flere medlemmer, er der givet afslag. 

Lasse har renset alle badetrapper for rur og muslinger, så man kan færdes på trapperne uden af skære sig.

Dan har sat bøje om el-kabel i havneindløbet

Jørgen har olieret saunabænke

Fået henvendelse om, at foreningen kunne skaffe trådnet til at lægge på flydebroen, som glatføreforebyggelse for meget billig pris.

Men da trådnet ikke er særlig behageligt at gå på og vil misklæde broen, skal der fortsat bruges grus, når der er glat. Der placeres en stor sort spand med grus, der kan anvendes ved behov.

Rækværk til flydebroen prioriteres, når andre opgaver er afsluttet

Vand i flasker til at købe

Det vurderes, at der vil være alt for meget arbejde med at have flasker med vand til køb liggende på Søbadet. Alle skal sørge for at medbringe rigeligt med vand. Der vil altid være ferskvand i vanddunkene, som ligger under bænken i forrummet.

8. Medlemsstatus

Dags dato har foreningen 230 aktive + 9 passive

HP har sendt rykker til ca 40 medlemmer om betaling af kontingent. Der er fortsat 26 som ikke har betalt. De får endnu en rykker om at betale med en kort tidsfrist, da deres medlemskab ellers betragtes som ophørt.

Intro af nye medlemmer:

67 medlemmer er blevet introduceret til foreningen i løbet af september, oktober og november. Af dem har 8 enten været passive eller ikke startet på at bade - altså tidligere medlemmer.
Alle har fået nøglebrik udleveret.

10-12 nye medlemmer er passende til intro og det er nødvendigt at være 2 fra bestyrelsen.

Det virker som om alle er glade for at deltage i introen.

Gæstebilletter: Der er solgt 10 gæstebilletter. Bestyrelsen havde en længere drøftelse af fordele og ulemper om en gæsteordning. Flere andre vinterbaderforeningen har været nødt til at lukke en gæsteordning, da det gav for mange problemer.

Der er stor enighed i bestyrelsen om at gæsteordningen skal bruges med omhu, da det ikke er behageligt, at der altid er fremmede på Søbadet. Opfordrer til at medlemmerne ikke tager gæster med søndag formiddag, da der i forvejen er mange badende og der skal for og fremmest være plads til medlemmerne.

Åbenhus 19.11:Arrangementet aflyses, da der på nuværende tidspunkt ikke er brug for mere opmærksomhed.

Åbenhus arrangeres igen i det nye år.

Indtag af nye medlemmer:

Vi ved, at der er kommet mange nye medlemmer, og bestyrelsen har tiltro til at der bliver taget godt imod dem.

Vurderingen er at foreningen har plads og at bestyrelsen har tid til at modtage 40 nye medlemmer.

1. november åbnes op for nye. Lisbeth skriver til hjemmesiden.

9. Nøglebrikker

Der er en hel del medlemmer som ikke har betalt for nøglebrikker. HP kontakter dem.

Nøglebrikken er personlig og betragtes som bevis på medlemskab.

Lisbeth har de resterende nøglebrikker og deler dem ud på de tidspunkter hvor hun alligevel er på Søbadet. Tidspunkterne står på hjemmesiden.

Når medlemslisten er opdateret efter kontingentopkrævningen, sorteres nøglebrikkerne.

10. Forenings økonomi

Delregnskab blev forelagt bestyrelsen.

Økonomien er stabil god.

HP undersøger muligheder for et elektronisk medlemsadministrationsprogram

11. Medlemsaktiviteter

Medlemsarrangement den 14. november. Formålet er at medlemmerne kan mødes og hygge sig sammen. Det koster 30 kr for at deltage og der serveres pølser og brød. Øl og vand kan købes. Dorthe skriver opslag/invitation, som sendes ud med informationsbrev.

Dorthe, Wivie, Preben og måske Bo deltager fra bestyrelsen

Julearrangement – drøftes på næste møde

Dåb – arbejdsplanen opdateres til næste møde

Man skal være indmeldt i 2016 eller tidligere og være aktiv badende for at blive døbt

12. Information/nyheder til medlemmerne

Det besluttes at bestyrelsen sender info-brev til alle medlemmer og det skal bl.a. indeholde:

Nye medlemmer – optag

Gæster

Åbning – at der er plads til flere badende. At der ikke nu åbnes flere tider, da der så vil være færre muligheder for at møde andre badende. Medlemsarrangement –

Lisbeth skriver forslag til infobrev og det godkendes af bestyrelsen inden det sendes ud.

13. Fremtidige møder 2017/18

Den 22. november Peter melder afbud. 

Den 3. januar tager bestyrelsen til Ribersborg kl 17.00

Den 10. januar

Den 21. februar

Den 21. marts

GF  d 4. april

Den 18. april

Den 23. maj

14. Eventuelt

Flere medlemmer ønsker at der åbnes for familiearrangementer på Søbadet. 

Referat fra bestyrelsesmødet den 20.september 2017.

Deltagere: HP, Bo, Wivie, Dorthe, Lisbeth, Peter

Afbud: Preben

1.Ordstyrer og referent

Dorthe ordstyrer og Lisbeth referent

2.Godkendelse af dagsordenen

Godkendt med tilføjelser 

3.Byggeprojektet, el-arbejdet

Saunaleverandør og Peter mødtes på Søbadet for at opsætte sensorfølere og programmere saunaovnen, men det lykkedes ikke, da der fortsat var fejl i el- installationen. Peter tager dialogen med Fugmann.

Derfor er saunaen ikke indkørt og varmereguleret helt færdigt inden sæsonstart.

Bænke er olieret og ryglæn er ved at blive det.

El-Kabel skal forsikres – HP tager sig af det.

Peter og Preben har indbudt til arbejdsdag på Søbadet lørdag for at sætte lister op, rydde op m.m.

Lisbeth tager en hurtig oprydning fredag inden intro af nye medlemmer. 

4.Klargøring af sauna/ Dansk Sauna Selskab

Det bliver torsdag den 28.9 kl. 20.00

5. FaceBook

FaceBook-gruppen er en lukket gruppe for medlemmer. HP tjekker gruppen igennem og lukker af for ikke-medlemmer. De får en begrundelse. HP godkender dem, der anmoder om medlemskab af gruppen.

Gruppen skal bruges til at medlemmer kan give besked til hinanden.

Al kommunikation med bestyrelsen gøres via e-mail. 

Alle bestyrelsesmedlemmer er administratorer på gruppen.

Bestyrelsen havde en længere snak om, hvordan bestyrelsen skal forholde sig til kommentarer på FaceBook.

Bestyrelsen vil opfordre alle til at være meget opmærksomme på at holde en god tone på FaceBook. Det skal nævnes på introerne.

Det er tilladt administratorerne at slette indlæg.

Meddelelser fra bestyrelsen til medlemmer gives altid via e-mail. Information, breve m.m. sendes ud af formanden. HP søger for at sende en medlemsliste hver gang den bliver opdateret.

6.Sæsonåbning og indvielse

Arbejdsplanen gennemgået og opdateret. 

7. Information fra formand og bestyrelse

Flere medlemmer deltag i foredraget i Ishøj om issvømning med Mette Thomsen.

Der er 5 medlemmer, som er interesseret i at deltage i VM i issvømning i Tallinn fra den 6. – 10. marts 2018

Wivie er klar med rengøringsholdene. Der er så mange medlemmer, som har meldt sig, så opgaven bliver overkommeligt. Der er meldt sig 4 afløsere. Rengøringsholdene er selvafløsende.

Der gøres rent mandag og torsdag. Listen med rengøringsholdene sættes op i omklædningsrummet, så det bliver synligt for alle, at der gøres et stort arbejde for at holde Søbadet rent.

Dorthe var til sæsonåbning i Bifrost søndag. De havde lejet Saunaselskabets mobile sauna.

Peter kontakter Bjarne fra sejlklubben angående den efterlyste nøgle.

Det er blevet muligt at få mobilepay til foreningen. Nummeret er 44112 og er knyttet til foreningens bankkonto.

HP opretter den. 

8. Medlemsstatus og intro af nye medlemmer

Foreningen tæller på dette tidspunkt 238 medlemmer. Der er kommet omkring 50 nye medlemmer i løbet af september måned og flere er på vej i det administrative system.

Det er dejligt og også overvældende, så bestyrelsen beslutter at holde pause på ubestemt tid med at optage nye medlemmer.  Det er vigtigt at se hvordan det hele kommer til at forløbe, når sæsonen åbnes og alle begynder at bade.

Lisbeth skriver til Preben om stop med indtag af nye medlemmer til hjemmesiden. 

9. Gæstebilletter

Gæstebilletter koster 40 kr. og betales via mobilepay. Nummeret kommer til at hænge op opslagstavlen i omklædningsrummet.

10. Foreningens økonomi

Forenings økonomi er ganske god. Regnskabsstatus blev accepteret

Foreningen har fået 3000 kr. fra Superbrugsen.

Preben overtager tegningsretten og adgangen til bankbetaling i Peters orlovsperiode.

11. Medlemsaktiviteter

Saunagus. Bo (overgusmester) kontakter de medlemmer, som han har undervist i saunagus og aftaler hvordan og hvornår, der skal være saunagus. Bo lægger en plan.

Bestyrelsen arrangerer fuldmånebadning den 5.10

Dorthe kontakter Jens m.h.p. førstehjælpkursus.

Den 28.10 er der løb Kalveboderne rundt. Lisbeth holder Søbadet åbent kl 14.00 – 16.00 med varm sauna.

12. Fremtidige møder 2017/18

Den 25. oktober

Den 22. november Peter melder afbud.

2018

Den 3. januar tager bestyrelsen til Ribersborg kl. 17.00

Den 10. januar

Den 21. februar

Den 21. marts

GF den 4. april

Den 18. april

Den 23. maj 

13. Eventuelt

Alle bestyrelsesmedlemmer har nøgle til bagdøren i saunaen

Referat fra bestyrelsesmødet 23.aug.2017

Referat fra den 23.8 2017
Deltagere: Preben, HP, Bo, Lisbeth, Dorthe, Peter, Wivie
1. Ordstyrer og referent
Preben ordstyrer og Lisbeth referent.

2. Godkendelse af dagsordenen
Pkt 4, 6, 7, 9, 10 skal prioriteres.

3. Hvordan er sommeren gået?
Der har været en del medlemmer, som har brugt Søbadet til at bade fra sommeren igennem. Dog mindre end forventet.
Når gæstebilletsystemet kommer til at fungere, vil der være mulighed for at tage gæster med, men ind til da, er det kun medlemmer som kan bruge Søbadet.

Peter har en løbende dialog med formanden af kajakklubben. Det er vigtigt både vi og kajakklubbens medlemmer tager hensyn til hinanden. Vi skal om sommeren huske at svømme syd på og ikke ind mod sejlrenden og havnen.

Ligeledes skal vi tage hensyn til havnens besøgende og bade i badetøj, når der er trafik på vandet eller i havnen.

Forslag om en gruppe af medlemmer, som kan være ansvarlig søbadansvarlig om sommeren.

4. Byggeprojektet
Der har været afslutningssyn på el-arbejdet og Fugmann vil gøre arbejdet helt færdigt. Der har dog været behov for flere gange kontakt med firmaet.
Der er bestilt arbejde ud over tilbuddet, så foreningen får en ekstra regning. Peter og HP tager hånd om det økonomiske mellemværende.
Logik og Co laver det resterende træarbejde i løbet af de næste 14 dage.
Saunaovnen tilsluttes fredag. I løbet af september skal saunaen afprøves og reguleres til.
Jørgen vil stå for behandling af saunabænkene.
Alle er meget tilfredse med glasvæggene på flåden. De giver læ og er meget lidt synlige. Det overvejes om der skal sættes fugle på begge sider af glasset, som anbefalet af ornitologisk forening.

5. Information fra formand og bestyrelse
Der er opsat skilte med oplysning om elkabel på havnemolerne.
Lørdag den 28. oktober afholdes Kalvebodløbet. Søbadet vil være åbent den dag, så løberne, så hvis de har lyst, kan få sig en dukkert og et saunabesøg.
Bestyrelsen følger udviklingen med kommunens overtagelse af Roklubbens lokaler.

Dansk saunaselskab vil den 28. september kl 20.00 tjekke saunaen og forhåbentlig udstede et certifikat.
Indkøb af 2 bænke til ude foran huset.

I november og december 2017 skal Peter koncentrere sig om et uddannelsesforløb, og derfor tager Preben over i den periode.

6. Sæsonåbning og indvielse
Indvielse og sæsonåbning den 1. oktober.
Borgmesteren taler og klipper snor over kl 14.00
Peter holder tale
Telt stilles op på molen til kaffe og kagebord
Billeder kan tages mellem kl 14 – 15
Vi har roklubbens lokaler
Gæster der inviteres:
Andre vinterbaderforeninger – 2 fra hver, sponsorer, Kommunalbestyrelsen, Dansk saunaselskab og så selvfølgelig alle vores medlemmer.
Wivie vil undersøge muligheder for sang og/eller musik. Inviterer Jørgen til at spille vinterbadersangen.
Anlæg med højtalere.
Dorthe udarbejder en drejebog/køreplan for indvielsen

7. Åbningstider i saunaen
Peter har indsamlet ønsker fra medlemmerne og ud fra resultatet og ud fra en økonomisk betragtning, bliver åbningstiderne i starten:
Mandag 6-9
tirsdag 6-9 & 19-21
Onsdag 6-9 & 11-13 & 17-21
Torsdag 6-9
Fredag 6-9 & 16-20
Lørdag 7-12
Søndag 7-12

Der sættes tænd og sluk-ur på. Så der f.eks. er der tændt i saunaen den første time af åbningstiden og derefter kan man selv tænde for den igen. Dog kun inden for åbningstiden. Men det gør, at hvis der ikke er besøgende vil saunaen forbliver den slukket.

Bestyrelsen drøftede muligheden for at holde familiearrangement. Dette skulle være for at medlemmerne kunne invitere deres børn/børnebørn med på Søbadet.

8. Saunaregler
Brug altid ferskvand på stenene og højst tre skefulde af gangen.
Spørg altid de andre saunagæster inden der kommes vand på stenene.

Brug af alle former for olier er kun på de annoncerede dage og forbeholdt vores dygtige gusmestre.

Der laves skilte med saunareglerne, som kan hænges op i saunaen.

9. Intro af nye medlemmer i næste sæson
Lisbeths oplæg blev vedtaget. Er vedhæftet efter referatet.
I den første mail, der sendes til potentielle nye medlemmer, skal vores faciliteter beskrives, så ingen er i tvivl om, hvad de betaler for.
Lisbeth opbevarer de kodede brikker og navnelisten.
Et par af intro-tiderne er ændret i.f.t. åbningstiderne.

Det skal overvejes hvornår, og om foreningen skal købe et elektronisk medlemsregistreringssystem.

10. Foreningens økonomi
Peter skriver Informationsbrev til medlemmerne om kontingent m.m.
Perioderegnskab forelagt og accepteret.
Overvejes om der skal indkøbes et elektronisk regnskabssystem.

11. Medlemsaktiviteter
Årskalender gennemgået og vedtaget.
Førstehjælpskurser skal foregå så hurtigt, det kan lade sig gøre.
12. Forslag til fremtidige møder 2017/18
Den 23. august
Den 20. september
Den 25. oktober
Den 22. november Peter melder afbud.

Den 3. januar tager bestyrelsen til Ribersborg kl 17.00
Den 10. januar
Den 21. februar
Den 21. marts
GF d 4. april
Den 18. april
Den 23. maj

13. Eventuelt
Yogahold
En af foreningens medlemmer foreslår at oprette et yogahold for vinterbadere og vil gerne undervise. Bestyrelsen synes det er en fin ide, men ønsker ikke at stå for noget af det praktiske. Der vil være mulighed for, at man som forening kan låne kommenens lokaler. HP taler videre med vedkommende om ideen.

Gæstebilletter:
Bestyrelsen drøftede hvordan det rent praktisk kan lade sig gøre. Foreningen kan ikke oprette en MP som går til foreningskontoen. Emnet sættes på dagsorden til næste møde.

Personoplysningslov:
HP oplyste, at 1. maj 2018 vil en ny lov om personoplysninger træde i kraft. Det vil højst sandsynligt betyde, at alle medlemmer skal skrive under på, at de accepterer, at stå på vores medlemsliste.

Intro af nye medlemmer Hvidovre Vinterbadere
Der har været rigtig meget tryk på introerne i sidste sæson. Vi har introduceret omkring 100 nye medlemmer. Mange af de nye har tilkendegivet at de har følt sig taget godt imod både af bestyrelsen og af de andre medlemmer. Jeg synes også, at de nye er gledet godt ind i kulturen og tonen i foreningen. Dejligt at opleve at medlemmerne føler at det er vores fælles forening og at de gerne vil hjælpe med forskellige opgaver.

Intro i sæson 2017/18
Det er bestyrelsens medlemmer der står for introerne. Det er vigtigt, at vi viser værdisættet i praksis ved at være nærværende og tale med hvert enkelt nyt medlem.

Det er vigtigt, at vi er omhyggelige med at få alle gennem en god intro, og jeg tror vi må være lidt mere struktureret end sidste sæson.

Alle nye medlemmer skal introduceres til foreningen og til vinterbadning via en af de tilrettelagte introer. For at kunne deltage skal man have betalt og være registreret. Det vil sige at medlemmet skal have modtaget et velkomstbrev. Man skal tilmelde sig introen, da det er vigtigt at vide hvem der kommer og hvor mange.
Der kan højst deltage 12 medlemmer på hver intro. Dette for at kunne bevare nærheden under introerne, besvare alle spørgsmål og tage hånd om dem der har sommerfugle i maven over det kolde vand.
Både til introerne og til åbenhus-arrangementerne skal vi være to. Jeg kan alle de datoer jeg har foreslået, men jeg behøver ikke at deltage i alle.

Nøglebrik udleveres på introen.

De der ønsker at prøve at vinterbade inden de melder sig ind, må deltage på en af vores åbenhus-arrangementer.

Introerne skal indeholde:
• Præsentation af deltagerne
• Foreningens historie, fællesskabet og medlemmernes aktive deltagelse i foreningens liv og arbejdsopgaver.
• Præcisering af værdisættet
o Sikkerhedsregler incl. saunaregler
o Hvordan vi bader
o saunaregler
• Hvordan vi passer på Søbadet
• Hvordan låsen fungerer
• Udlevering af nøglebrik
• Badning og sauna

Arbejdsgange ved modtagelse af nye medlemmer.
Det er så lidt mere vanskeligt at få logistikken til at fungere. Men jeg vil prøve at beskrive arbejdsgangen ved nye medlemmer og deres vej gennem introen.

Nye medlemmer kontakter mig via mail
Jeg sender svarmail – hvordan de bliver medlemmer og de oplysning vi skal bruge samt praktiske oplysning vedr. intro og medlemskab samt indbetaling.
Værdisættes sendes med

Når jeg modtager oplysningerne, sendes de videre til HP, som registrerer de nye medlemmer, når betalingen er gået ind.
HP sender besked til mig, som derefter sender et velkomstbrev til medlemmet.
Peter forkoder 50 nøglebrikker med talt fra 1 til 50 og ved udlevering noteres navn og nummer på nøglebrikken, hvor Peter så senere koder nøglerne rigtigt. De kodede nøglebrikker kan ligge i et skab på Søbadet.

Datoer for intro i efteråret 2017
Fredag den 22.9 kl 17.00 Preben
Søndag den 24.9 kl 15.00 Wivie
Onsdag den 27.9 kl 20.00 Preben
Torsdag den 28.9 kl 17.00 Wivie
Lørdag den 7.10 kl 12.00
Onsdag den 11.10 kl 17.00
Torsdag den 26.10 kl 19.00
Søndag den 29.10 kl 12.00
Torsdag den 9.11 kl 19.00
Lørdag den 18.11 kl 12.00
Tirsdag den 28.11 kl 20.00

Åbenhus-arrangement
Søndag den 22.10 kl 14.00 – 16.00
Søndag den 19.11 kl 14.00 – 18.00
2018
Søndag den 14.1 kl 14.00 – 16.00
Lørdag den 3.2 kl 14.00 – 16.00
Lørdag den 24.2 kl 14.00 – 16.00

Årshjul for 4.sæson 2017/18
 Søndag d. 1. oktober
• sæsonstart
• officiel åbning af Søbadet
• festivitas i roklubben efterfølgende
Torsdag d. 5. oktober • Fuldmånebadning (arrangeret af udvalget)
• drikkesuppe v Wivie
• Førstehjælpskursus sættes i gang
Køb af hjertestarter?
• Medlemstur til Ribersborg
 November d. 14 • Medlemsarrangement m spisning i roklubben
december • badning m nissehuer/morgenbrød
Dragør ?
Lørdag d. 27. januar fra kl 14.00 • Dåb
• efterfølgende fest i roklubben
Søndag d. 11. februar • Fastelavnssjov - hovedudklædning
• ”bid til bollen”
• Medlemstur til Ystad saltbadsjön (Bus)
Lørdag d. 17. marts • Årsmøde VID (Vinterbadere i Danmark) i Ålborg
Onsdag d. 4. april • Generalforsamling
Mandag d. 30. april • Sæsonafslutning
• middag i roklubben

Referat fra 24.maj 2017

Referat fra den 24.5. 2017

Bestyrelsen var på udflugt til Ribersborg, hvor der blev badet, spist og holdt møde.

Byggeprojektet

• EL + saunaovn

El-kabel er gravet ned og ført under vandet. 12 friske medlemmer hjalp med at rive sten sammen og 2 andre hjalp med at få lagt kablet under vand.

Saunaovnen er koblet til el.

Håndværkerne færdiggør deres arbejde i uge 22.

• Nøglekort

Der er udlevering af nøglekort fra den 25.5 til den 31.5 på forskellige tidspunkter. Meddelelse om det er sendt til alle medlemmer.

Bestyrelsen udleverer nøglekortene personligt

• Afskærmning af flåden ved gavlen mod syd.

I uge 22 sættes et læhegn af glas op.

• Økonomi.

Alle fondspenge er blevet frigivet.

Opsamling fra GF

Der planlægges et førstehjælpskursus i starten af oktober

Saunaregler

Bos oplæg blev drøftet. Det skrives rent og vedtages på mødet i august.

Intro af nye medlemmer i næste sæson

Lisbeths oplæg blev drøftet. Det skrives rent og vedtages på mødet i august.

Foreningens økonomi

I det at alle fondspenge er udbetalt, ser økonomien ganske fin ud.

 Medlemsaktiviteter

Sæsonstart og indvielse – Dorthe, Peter og Wivie arbejder videre med planen for indvielsen.

Årshjulet blev vedtaget og Dorthe sætter dato på aktiviteterne.

Havneudvalget, Vild med Vand den 10. juni,

Wivie har overblik over vores aktiviteter på dagen og planen er ved at falde på plads

Fremtidige møder.

Den 23. august

Den 20. september

Eventuelt

Ingen emner

Referat fra den 29.marts 2017

1.Ordstyrer og referent

Preben ordstyrer og Lisbeth referent

2.Godkendelse af dagsordenen

Godkendt

3.Byggeprojektet

EL:

Målerskab er sat op og det er placeret ved Roklubben. Det var egentlig aftalt at det skulle sættes op ude på den sydlige mole, men el-installatøren har vurderet, at det er mere hensigtsmæssigt at placere den inde i havneområdet.

EL-installatøren har søgt om grave tilladelse.

Peter har orienteret havneformanden om kabelnedlægningen og fået positiv tilkendegivelse.

Peter har kontaktet Miljø- og teknikudvalget mm.h.p. at samarbejde om nedlæggelse af tomrøret til el-kabel.

Nøglekort :

Der bestilles opsætning af et batteridrevet nøglebriksystem. Planen er, at det kan tages i brug ved sæsonafslutning. Administrationen af nøglekortene aftales, når systemet er sat op og er klar til at fungere.

Et nøglekort koster 300,- kr og betales sammen med indmeldelsesgebyret, så det i alt bliver 800,- kr

Allerede på generalforsamlingen kan medlemmerne indbetale de 300 kr og så få kortet senere.

De nuværende nøgler skal afleveres til Lisbeth, når nøglekortene fungerer.

Afskærmning af flåden ved gavlen mod syd:

Der er flere forskellige muligheder for afskærmning. Det er vigtigt, at det ser pænt ud, at det afskærmer fra broen og at det ikke er for dyrt. Preben arbejder videre med sagen

Saunaovn bestilles.

Økonomi:

Byggerengskabet er skrevet og sendes til Friluftsrådet og Lokale- og Anlægsfonden, så vi kan få frigjort fondsmidlerne.

Fremtidige udgifter:

Saunaovn

Nøglesystem

Ventilation

Badetrappe

Afskærmning

4.Information fra formand og bestyrelsesmedlemmer

Årsmøde i VID blev holdt på Helgoland. I 2018 bliver årsmødet holdt den 17. marts i Ålborg.

Issvømning: orientering om issvømningmesterskaber 2018 sendt til bestyrelsen. Dorthe undersøger vilkår for deltagelse og om der er medlemmer, der er interesseret i deltage.

Der er forespørgsel fra et seniorgynmastikhold om de kan komme på besøg på Søbadet. Hvis det bliver aktuelt tager Lisbeth imod dem.

Bitten (medlem af foreningen) har haft et hold skoleelever med til vinterbadning som led i undervisningen. Se artiklen i Hvidovre Avis.

Søndag den 2. april lysindvielsesfest

5.Gæstepolitik og organisering af køb af gæstebilletter

Fra 1. oktober 2017 er gæster velkomne ifølge med et medlem eller efter aftale med bestyrelsen. Der medtages en gæst pr medlem. Gæstebilletter koster 40 kr.

HP undersøger om der kan oprettes en mobilepaykonto på foreningens CVR-nummer, så gæstebilletter kan købes på den måde.

Øvrige gæster henvises til vores åbent-hus arrangementer.

6.GF den 5. april –

Formanden fik stikord til beretningen

Dagsorden til GF godkendt og sendes ud kort tid efter bestyrelsesmødet

Lokale: Roklubben

Bestyrelsen mødes mellem kl 18.00 og 18.30 – stiller borde op og brygger kaffe m.m.

Bestyrelsens forslag til dirigent Pia Enemærker

Preben afbud til GF

7.Medlemsstatus, + intro

195 aktive og passive medlemmer.

HP vil give lidt statistik på GF

Der har været en utrolig interesse for foreningen og mange nye medlemmer er blevet introduceret den sidste måned.

Det besluttes, at der lukkes for indtag af nye medlemmer mellem 1. april og 1. september. Det skrives på hjemmesiden.

Inden næste sæson og optag af nye medlemmer skal bestyrelsen drøfte hvordan optag og intro skal foregå.

8.Foreningens økonomi

Bestyrelsen blev orienteret om den aktuelle økonomi

9.Medlemsaktiviteter

Affaldsindsamling søndag den 2. april – der var 13 – 15 medlemmer som samlede affald fra kl 10.00 til kl 12.00. Mange undrede sig over de mange små plastikrør ( måske fra vatpinde) der lå ved stranden.

Medlemstur til Stege  - 7 medlemmer deltog.

Sæsonafslutning den 21. april – er annonceret og der serveres chili con carne, som Lisbet og Mogens laver. Flere har tilbudt at bage flutes og kage.

10.Havneudvalget, Vild med Vand den 10. juni,

Wivie deltager i møderne.

Wivie vil orientere om arrangementet på GF og opfordrer medlemmerne til at hjælpe med det praktiske.

11.Åbningstiden i sommeren:

Hvis det lykkes at få nøglekort til sæsonafslutning, har alle mulighed for at bade, når de har lyst.

12.Fremtidige møder

GF den 5. april 2017

Den 26.4 – 2017, emner: sæson åbning og indvielse, saunaregler og gusregler

Den 24. maj

Den 23. august

Den 20 september

Referat fra den 22. februar 2017

Ordstyrer og referent

Preben ordstyrer

Lisbeth referent

Godkendelse af dagsordenen

Godkendt

Byggeprojektet

Arbejdsplanen blev gået igennem og opdateret

EL: Peter og Preben arbejder videre med el-tilførelsen til saunaflåden.

Saunaovn er endnu ikke bestilt.

Nøglebrik installation på yderdøren – der indhentes 2 tilbud

• Økonomi:

Ingen nye udgifter.

HP arbejder videre med byggeregnskabet og frigivelse af fondsbevillingerne

Information fra formand og bestyrelsesmedlemmer

Årsmøde i VID den 11. marts på Helgoland – Peter og Preben eller Dorthe deltager

Havnens aktivitetskalender – Peter skriver om sæsonstart 1. oktober og enkelte andre oplysninger til den.

GF den 5. april 2017

Indbydelsen godkendt og Peter sender den ud omkring 1. marts.

Dagsorden med indkomne forslag sendes ud ca. 1 uge før generalforsamlingen

I den mundtlige beretning skal nævnes de forskellige opgaver vedrørende byggeriet og den daglige drift som medlemmerne har deltaget i og taget ansvar for. Dette for at gøre opmærksom på det store arbejde både bestyrelse og nogle medlemmer gør, for at få Søbadet til at fungere.

Bestyrelsen vil foreslå John Christiansen som dirigent - Dorthe kontakter ham.

Peter og Lisbeth genopstiller

Dorthe og Bo genopstiller til suppleantposterne

LP kontakter revisorer + revisorsuppleanter m.h.p. om de er interesseret i at stille op igen. De har alle tre givet positiv tilbagemelding.

Bestyrelsens forslag til kontingent:

Kontingentet stiger med 50 kr til 550 kr. Begrundelsen er, at bestyrelsen ønsker at polstre foreningens økonomi, da det forventes at der kommer udgifter for at gøre Søbadet færdigt f.eks. rækværk på flydebroen og for at kunne tilbagebetale lånene fra de andre vinterbaderforeninger og medlemmer hurtigere.

Nøglebrik: Bestyrelsen besluttede at alle medlemmer skal have en nøglebrik og man skal give et depositum på 300,-, som vil blive tilbagebetalt ved udmeldelse.

For at kunne lave en reel statistik må alle badende aktivere nøglebrikken. Systemet skal laves så det er muligt at aktivere koden uden at døren er lukket.

Lokale: Roklubben

Medlemsstatus, + intro

180 medlemmer nu. HP vil give lidt statistiske oplysninger på GF

Intro af nye

Der bliver løbende introduceret nye medlemmer. Mange ønsker et prøvedyp inden de melder sig ind. Nye datoer for marts er lagt på hjemmesiden.

Der kommer stadig henvendelse om medlemskab.

Foreningens økonomi

Bestyrelsen godkendte årsregnskabet

Status på regnskab 2017 blev fremlagt

Bestyrelsen besluttede at fra 1. marts og resten af vinterbadesæsonen betaler nye medlemmer 250 kr. i kontingent.

Medlemsaktiviteter

Dåb: Det var en fantastisk fest og et fantastisk arrangement.

Trompetisten og det hele fungerede fint. Det var godt at foreningen inviterede familie og venner på kaffe/the lige efter dåben.

Der var mange tilskuere og der deltog omkring 30 medlemmer i festen

Åbent hus-arrangementer: Stor interesse for vinterbadning. Der har været 15 – 16 ved hvert arrangement. De fleste har meldt sig ind efterfølgende, men nogle ville blot prøve at hoppe i vandet den ene gang.

Foreningens værdisæt

Bestyrelsen havde en dialog om værdisættet, og om hvordan det kan komme til at give mening for alle medlemmer og besluttede at:

• Ved introen skal de forskellige værdier i værdisættet omtales
• Alle bestyrelsesmedlemmer skal jævnligt gøre opmærksom på at vi har det.
• Det skal omtales på generalforsamlingen.

        Medlemsarrangementer

• Affaldsindsamling søndag den 2. april kl 10.00 – 12.00. Tine Gomard står for organisering og annoncering i avis + FB. Lisbeth hjælper med det praktiske
• Bestyrelsesarrangement: som afslutning på sæsonen vil bestyrelsen tage en tur til Ribersborg.
• Den 19. marts er der arrangeret medlemstur til Stege.
• Sæsonafslutning – 21. el 22. + 28. eller 29. april alt afhængig af hvornår vi kan låne Roklubbens lokale. Fredag er det til aften med spisning(Lisbeth + Mogens laver maden) – lørdag om formiddagen med kaffe og boller.

Sommerperioden.

• Saunaen lukkes helt af i sommerperioden, så ingen kan opholde sig derinde.
• De normale baderegler gælder
• Medlemmer og kun medlemmer kan bruge omklædning og dæk som de ønsker.

Havneudvalget, Vild med Vand den 10. juni, kl 10 - 18

Wivie deltager i forberedelsesmøderne

Foreningen skal sende 3-4 personer til det fælles arrangement til opstilling af telt m.m. Medlemmerne orienteres om det på GF og på FB

Der bliver laven et program med tidsplan, hvor det fremgår, hvornår de forskellige foreninger skal have åbent.

Foreløbige planer:

Foreningen holder åbent på Søbadet og alt afhængig af vejret kan de varmes op i saunaen.

Der kan sælges grillpølser, øl, og vand m.m.

Der skal billede fra vinterbadning f.eks. dåb, hus m.m. til annoncering – Wivie finder dem.

Der skal arrangeres en livredningsaktion – Wivie kontakter et par medlemmer

Åbningstiderne

Fortsætter som tidligere

Fremtidige møder

         Den 29.3, hos Preben – sæsonåbning og indvielse, GF, møder hen over sommeren,

         GF den 5. april 2017

         den 26.4 – 2017,

   evt

    Ingen emner

Del siden